Azok a bizonyos TODO listák

Biztos sokaknak ismerős az a helyzet, amikor reggel nagy lelkesedéssel nekivág az ember a napnak, majd a nap végén úgy érzi, hogy semmit nem csinált egész nap, kifolyt a kezei között az idő. Nemcsak egy nap, hanem egy hét, hónap után is érezhetjük úgy, hogy mennyi mindent nem tettünk meg, amit pedig meg akartunk. Ilyenkor jönnek a fogadkozások, hogy most „tutira” megcsinálom hét végéig, majd vasárnap este szépen áttoljuk az egészet következő hétre.

Ha külföldön élünk vagy még csak most készülünk külföldre akkor is fontos lehet, hogy összeszedetten végigmenjünk egy-egy listán és kipipáljunk mindent róla. Saját tapasztalatból is tudom, hogy külföldön, szokatlan környezetben sokkal hajlamosabb vagyok arra, hogy elhúzzam az időt, majd nap végén bosszankodjak. Itt Dubaiban a péntek a szünnap, szombat félig szünnap-félig munkanap, a vasárnap pedig teljesen munkanap. Ebből következik, hogy amióta itt vagyok, 4 naposak a munkaheteim (legalábbis hatékonyság szempontjából…). 🙂 Pénteken ugyanis nem dolgozom, többnyire szombaton sem, a vasárnap pedig egyszerűen pihenőnapként van kódolva a fejemben. Nagyon komoly koncentrációt és erőfeszítést igényel, hogy vasárnap is hatékony legyek.

Ez a hatékonyság, idő-menedzsment téma sok ismerősömet, ügyfelemet érinti, ezért is gondoltam, hogy érdemes egy picit beszélni róla itt az oldalon is. A munkahelyi feladatok, ahol külső határidő is van, sokkal könnyebben szoktak menni, mint a magánéleti elintéznivalók, amiket folyton csak halogatunk.

Én alapvetően lista párti vagyok, azaz todo list párti. Tudom, hogy sokaknak vannak mindenféle listái. Amit azonban látok, hogy sokan nem jól vagy nem eléggé hatékonyan használják azokat. A Todo lista készítés nem olyan könnyű, mint elsőre gondolná az ember. Előre kell tervezni egészen hosszú távra, ráadásul ismernünk kell magunkat jól, különben nem lesznek reálisak a kitűzött határidők. Ha valaki új élethelyzetbe kerül, akkor lehet, hogy több hétbe, hónapba telik, mire kialakítja a megfelelő módszert. Alább olvashattok egy módszerről, amit kiindulási alapként lehet használni és testre szabni élethelyzetünknek, személyiségünknek megfelelően.

Hogyan készíts és használj tennivaló-listát, hogy igazán hatékony legyél?

1. Írd össze először is a hosszú távú céljaidat. Ezt elvileg 2013-ra már megtetted, ugye? 🙂 Lehet, hogy itt lesznek több hónapos célok is, de ez nem gond. A lényeg, hogy mindig legyen mellette határidő, ameddig el kell készülj vele. Ezt a listát elég, ha havonta egyszer átnézed.

2. Ezután nézd meg, hogy a hosszú távú célokat milyen kisebb feladatokra tudod szétbontani. Fokozatosan bontsd le egyre kisebb és kisebb részfeladatokra egészen addig, amíg nem tudod tovább bontani. Most gondolom van egy jó hosszú listád. 🙂 Ezeket a részfeladatokat is csoportosítsd sürgősségük, fontosságuk alapján és rendelj hozzájuk határidőt. Ezt a listát is elég 2hetente-havonta átnézni. FONTOS! Reális határidőket szabj!

3. Ezután következnek a középtávú feladatok (néhány héttől néhány hónapig). Ezeket is listázd és rendelj határidőket hozzájuk. Ha valaminek nincs „külső” határideje, akkor is szabj magadnak határidőt a feladat fontossága és sürgőssége szerint. Ezt a listát hetente nézd át.

4. Ha az eddigiekkel kész vagy, akkor már egy szép hosszú listád van. Nem kell ettől megijedni. Vasárnap este ülj le és gondold át a következő hetedet. Nézd meg az eddig összeírt feladatokat és írd össze azokat, amelyekkel a következő héten kell foglalkoznod, ha tartani akarod a határidőt. Ha kész a lista, akkor nézd át. Reálisak a határidők? Elérhetőek a célok? Ha igen, akkor OK, lehet tovább lépni, ha nem, akkor csiszolgasd még kicsit.

5. Ha kész a heti lista, akkor jöhetnek a napi listák. Ezt mindig ELŐZŐ ESTE készítsd el. Rettentően le tudja fékezni a nap lendületét, ha reggel állsz neki listázni.

6. Lehetőség szerint NE TOLOGASS IDE-ODA teendőket határidőket. Hacsak lehet, próbáld a tervhez tartani magad. Ha azt látod, hogy rosszul ítélted meg a feladatok hosszát vagy a saját tempódat, akkor variálj egy kicsit, de próbálj még a héten belül maradni. Végső esetben csúsztass csak a következő hétre. Lehet, hogy eleinte még többször kell áttervezned a napjaidat, hetedet, de a cél, hogy néhány hét vagy hónap alatt annyira belejöjjél, hogy szinte kőbe vésheted a listádat.

Milyen TODO listát használj?

Ez teljesen személyiség-függő. Valaki kockás papíron szereti írogatni, valakinek van egy erre rendszeresített naptára. Lehet post-it-eket ragasztgatni, de ki lehet azt is használni, hogy a XXI. században élünk, vagyis például excelben összeszedhetjük a feladatokat vagy egyéb programokat használhatunk.

Sokaknak van okostelefonja, számos todo listás alkalmazás van már mindenféle operációs rendszerre ugyanúgy, ahogy számítógépre is. Sok olyat is találhattok, amit a számítógép és telefon között is szinkronizálhattok.

Néhány példa, ötlet különféle telefonokra és számítógépekre:

http://mashable.com/2012/08/29/to-do-list-apps-mobile/

http://www.businessinsider.com/best-to-do-list-apps-for-iphone-2012-6?op=1

http://lifehacker.com/5850928/the-best-to+do-app-for-windows

http://mac.appstorm.net/roundups/productivity-roundups/7-simple-mac-to-do-list-apps/

http://freelanceswitch.com/productivity/best-online-to-do-list-apps/

Ha szeretnéd befolyásolni, hogy miről szóljon ez az oldal, KLIKK IDE.

Ha a külföldi életről, külföldre költözésről olvasnál még többet, akkor izgalmas meglepetéseket találsz itt a Nők Külföldön oldalon. KLIKK IDE a meglepetésekért. 

Ha tetszett a bejegyzés KLIKK IDE és kövess a Facebook-on is.

Ha pedig a LinkedIn csoporthoz csatlakoznál, KLIKK IDE.

Comments

comments