Mit csinál egy virtuális asszisztens? – Interjú egy virtuális asszisztenciával foglalkozó cég tulajdonosával
Múlt heti bejegyzésemben bemutattam általánosságban hordozható karriert, azt, hogy milyen munka- és karrier lehetőségeink vannak külföldön. Ma egy rendhagyó bejegyzés következik. Interjút készítettem Görög Judittal a cambridge-i székhelyű Proficient Virtual Assistance cég egyik tulajdonosával a virtuális asszisztens munkáról. Mivel az interjú nagyon izgalmas és hosszú lett, ezért az első részét ma olvashatjátok, a másodikat pedig holnap. Ezen a héten három bejegyzés lesz. J
Ha további kérdéseitek vannak, kérjük tegyétek fel a kommentek között.
.
Mivel foglalkozik egy virtuális asszisztens?
Nos, erre a kérdésre nagyon sokféle válasz adható. A virtuális asszisztensi munkakör kiindulópontja az adminisztratív / személyi asszisztensi munka, amelyet valaki online, elsősorban az interneten keresztül végez, ettől lesz virtuális.
Az ötlet állítólag onnan származott, hogy sok titkárnő, aki a felettesei mindennapjait igyekezett koordinálni, előbb-utóbb elkezdte használni az új technológiák adta lehetőségeket, például a naptár idővel elektronikussá vált, illetve a kommunikáció elsődleges formája is a telefon, illetve az email lett.
Mivel sok esetben a cégvezető a megbeszélések és üzleti utak miatt csak ritkán tudott bejönni az irodába, és akkor is a sok egyeztetés miatt nem volt ideje az asszisztensével megbeszélni a teendőket, így a kommunikáció (főképp az okostelefonok mindennapivá válása után) teljesen eltolódott az elektronikus irányba. Innentől pedig, ha belegondolunk, csupán egy lépés az, hogy az asszisztens egyáltalán nincs személyes kapcsolatban a felettesével, csupán egyéb módokon kommunikálnak (pl. telefon, email, skype) valamint online platformokat használnak a dokumentumok tárolására és megosztására.
Ez első pillantásra talán személytelennek hangozhat, de azt hiszem hogy azok, akik ezt a blogot olvassák és külföldön élnek és dolgoznak, azok tudják, hogy például a Skype általi videó beszélgetés során szinte mindent meg lehet beszélni, amit csak szeretnénk, mindamellett, hogy közben látjuk is a másik felet, így tehát meglehetősen komplex visszajelzést kapunk, majdnem mint egy személyes beszélgetésnél.
A mi vállalkozásunk ugyanakkor – mondhatjuk, hogy úttörő módon – eggyel magasabb szintre fejlesztette mindezt, hiszen mi nem csupán adminisztratív szolgáltatásokat nyújtunk így, hanem például marketinggel, designnal, weboldal építéssel és még sok mással is foglalkozunk, hasonlóan, elsősorban az internet nyújtotta lehetőségek használatával.
.
Forras: FreeDigitalPhotos.net / imagerymajestic
Hogy lesz valakiből virtuális asszisztens?
Több különböző lehetséges út van. Én már Magyarországon is vezető személyi asszisztensként dolgoztam, egy ilyen munkakör volt az első teljes munkaidős állásom húszéves koromban. Otthon három év tapasztalatot szereztem ezen a területen, majd miután 2008-ban Angliába költöztünk, pár hónap után itt is el tudtam kezdeni ezen a szakterületen belül dolgozni.
Itt eltelt négy év, először az üzleti szférába kerültem, majd pedig az önkormányzati szektorba. Nagyon sok időt és energiát fordítottam a saját képzésemre, volt egy olyan év, amikor több mint tíz olyan tanfolyamot végeztem el, amely valamilyen módon kapcsolódik az adminisztrációhoz vagy a személyi asszisztensi munkakörhöz.
Ami megnehezítette a szakmai fejlődésem, az a gazdasági válság volt. A rengeteg pozitív visszajelzés ellenére, amelyet a szakmai hozzáértésemmel és a munkavégzésemmel kapcsolatban kaptam, sajnos csak határozott idejű szerződésekkel tudtak foglalkoztatni, amelyek meghosszabbítására többnyire nem volt garancia. Ekkor már egy éve figyeltem a különbőző virtuális asszisztens vállalkozásokat az Egyesült Államokban és Angliában (akkor még csak néhány említésre méltó kezdeményezésről lehetett tudni). Felkeltette az érdeklődésemet ez a lehetőség, mivel mindig is jó érzékem volt a technológiához és szerettem az informatikát. Mivel úgy éreztem, hogy több van ebben a területben, mint amennyit a többiek eddig kihoztak belőle – és mivel a munkavállalói helyzet már nem volt kecsegtető – ezért elérkezettnek láttam az időt, hogy belevágjak, és megalapítsam a saját vállalkozásomat.
Nagy szerencsém volt azzal is, hogy megismertem az üzlettársamat, Máriát, aki itt a helyi cambridge-i egyetemen végezte el a grafika és web design szakot. Egyedül nem szerettem volna belevágni ebbe, mivel az egyik hiányosság, amit a másik üzleti modelleknél láttam az volt, hogy csupán az adminisztratív jellegű tevékenységre alapoznak, így hiányzik a „több lábon állás”. Máriának szintén volt adminisztratív tapasztalata, kiegészülve a képzettségével és a ténnyel, hogy ő szabadúszóként már végzett különböző grafikai és webes munkákat Angliában. Mindezek eredményeképpen úgy éreztem, hogy megtaláltam az ideális társat ehhez a projekthez, és szerencsére az idő bebizonyította, hogy jól gondoltam.
Így aztán nekikezdtünk. Beszereztük a szükséges eszközöket és felkutattuk a különböző programokat, weboldalakat és applikációkat, amelyeket fel tudunk használni. Fél év szisztematikus tervezés és előkészítés után indult el a cég valójában, miután megnyertünk egy regionális pályázatot amely egy év folyamatos munkát adott. Azóta töretlenül üzemelünk és fejlődünk. Mivel a kezdetek óta rengeteg visszajelzést kaptunk – és mivel kitűzött célunk a folyamatos fejlődés – ezért a nyár végén megújult arculattal, és kibővített szolgáltatás palettával állunk majd az ügyfeleink rendelkezésére.
Ugyanakkor azt hiszem, érdemes megjegyezni, hogy a fenti időszak alatt a piaci környezet rengeteget változott, legalábbis itt Angliában mindenképp. Amikor mi kezdtünk, akkor szinte úttörőnek számítottunk a környéken. Azóta azonban az ilyen jellegű vállalkozások száma megsokszorozódott, bár természetesen, amit kínálnak – illetve a nyújtott szolgáltatás minősége –, cégenként jelentősen eltér.
.
Milyen képesítés, végzettség, nyelvtudás szükséges ahhoz, hogy valaki virtuális asszisztensként dolgozzon?
Végzettség tekintetében mindeképpen fontosnak tartom az adminisztratív jellegű képesítés meglétét, hiszen ez az üzleti modell alapja. Véleményem szerint érdemes abban az országban (is) végzettséget szerezni, ahol a vállalkozást el szeretnénk kezdeni, hiszen a külföldi (így például a magyar) képesítés nem mindig elegendő, talán csak akkor, ha specifikusan magyar ügyfeleknek szeretnénk dolgozni.
A nyelvtudás szerintem mindenképpen előny, már csak amiatt is, mert sokan a beszélt nyelvekből hajlamosak az általános műveltségre is következtetni. Ha valaki külföldön szeretne ilyen munkakörben elhelyezkedni, akkor a kiváló, társalgási szintű nyelvtudás (amely feltételezi a szakszavak ismeretét is) szerintem elengedhetetlen.
Amennyiben valaki egy viszonylag rendhagyó nyelvet beszél, az esetleg átgondolhatja a kétnyelvű virtuális asszisztensi munkát mint lehetőséget. Ez esetben azokra az ügyeflekre koncentrál, akik ezen ritkább nyelvet beszélő területtel vannak kapcsolatban. Itt a logika az, hogy a virtuális asszisztens többféle tevékenységben lehet a segítségükre, mint egy fordító, ugyanakkor a fordítás is része a „csomagnak”, úgy, mint az idegen nyelvű levelezés vagy a telefonfelvétel.
.
Vannak magyar nyelvű virtuális asszisztens munkák is?
Amennyire látom, Magyarországon ez a fajta munkavégzés, illetve ez a munkakör még nem különösebben ismert. Ennek természetesen az is lehet az oka – ahogy ezt nemrég egy Magyarországon megjelent cikkben is olvastam – hogy az ottani munkáltatók még mindig nem szeretnek eltérni a hagyományos, „nyolctól négyig” foglalkoztatástól. Egyetértek a fent említett cikk írójával abban a tekintetben, hogy a szemléletváltás folyamatban van, ugyanakkor a jelentős áttörésre még várni kell.
Nyugatabbra már több cégnél jellemző az otthonról történő munkavégzés, még ha nem is folyamatosan, de a munkahét pár napján, elsősorban amiatt, mert ez pénzt takarít meg a cégnek, és időt a munkavállalónak.
(Az angol nyelvű blog bejegyzésünk erről itt található, amely tartalmazza a linket az eredeti, magyar nyelvű cikkhez:
(folyt. köv. holnap)
Görög Judit http://www.proficientva.co.uk
.
Ha további kérdéseitek vannak, kérjük tegyétek fel a kommentek között.
.
Ha tetszett a bejegyzés KLIKK IDE és kövess a Facebook-on is.
Ha pedig a LinkedIn csoporthoz csatlakoznál, KLIKK IDE.
Comments
4 hozzászólás
Szólj hozzá!
Itt kereshetsz a honlapon:
ORSZÁGINFORMÁCIÓK
Témák az oldalon
Még itt találsz meg:
EZEK A KEDVENCEINK:
Legutóbbi bejegyzések
Legutóbbi hozzászólások
Ezeken a helyeken élünk
Várom a folytatást nagyon.
De sajnos a nyelvtudásomat még fejlesztenem kell, bár tetszene ez a munka.
De szeptembertől intenzív nyelvtanfolyamba kezdek a meglévő alapfokú nyelvtudásommal.
Azt kérdezném, ha sikerülne jó szintet elérnem a francia nyelvből, akkor a meglévő számítástechnikai tudásomhoz (7 ECDL vizsga tényleges tudással) milyen végzettséget kellene szereznem Svájcban? Gondolom a tanári diplomám nem sokat ér ezen a területen.
Köszi a választ előre is!
Kedves Gilda,
Judit majd kiegészíti, de azért egy pár szóban válaszolok.
Nyelvtudás, számítógépes ismeret alapvető ehhez a szakmához. Ha van már diplomád, akkor nem biztos, hogy valami nagyon hosszú képzésben kell gondolkodni, ugyanakkor ez a szakma, mint bármelyik másik, speciális ismereteket igényel. A nyelv és számítógép ismeret mellett általános üzleti ismeretek, protokoll szintén fontos részét képezik.
Angliában ilyen speciális képzés például: Reed Business School, amelynek a képesítése Certificate in Professional PA and Secretarial Skills.
Egy magyar cikk a témáról: http://www.hrportal.hu/hr/mar-komplex-tudast-kovetelnek-a-titkarnoktol-20090513.html
Utána kell nézni, hogy Svájcban milyen adminisztratív jellegű képzések vannak (a fentiek ötletet adhatnak, hogy mire kell rákeresni).
Híve vagyok az élethosszig tartó tanulásnak, így csak bíztatni tudlak, hogy a nyelv mellett valamilyen adminisztratív/üzleti jellegű képzésre is iratkozz be. 🙂
Megnézheted az álláshirdetéseket Svájcban, hogy adminisztratív munkához milyen végzettséget, tapasztalatot igényelnek, ez jó kiindulási alap lehet.
Mivel van diplomád az is egy megoldás, ha önkéntesként valamilyen nonprofit szervezetnél vállalsz néhány órás adminisztratív állást, így mindenképpen hasznos tapasztalatokat tudsz szerezni és kiderül, hogy mi az, amiben esetleg tovább kell képezned magad.
Szép napot !
Petra
Köszi Petra! Éppen most keresek ilyen szervezeteket, ahol önkénteskedhetek.
Majd megnézem a képzéseket is, gondolom a tanár szakon tanult pedagógia, pszichológia tanulás előnyt jelenthet + a sok év tanításban eltöltött idő is.
De biztosan kell újabb képzés is.
Sajnos nem tudom Judit cegenek az internetes oldalat megnyitni. Nektek sikerul a linkkel?